QM-Beauftragte


Tipps für QM-Beauftragte

Die Geschäftsleitung

Treten Sie gegenüber der Geschäftsführung selbstbewusst auf, denn schließlich nehmen Sie mit Ihrer Funktion als QM-Beauftragte oder QM-Beauftragter wesentliche Interessen der Firma war. Eine nicht erteilte Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder gar deren Aberkennung wäre gegenüber den Kunden des Unternehmens nur schwer zu begründen.

Insbesondere bei der Einführung eines QM-Systems nach DIN EN ISO 9001 wird der dazu notwendige Zeitrahmen oft unterschätzt. Die Zertifizierung erreichen Sie nach 3-6 Monaten. Eine Optimierung der Prozesse erreichen Sie aber erst nach 2-3 Jahren.

Machen Sie der Chefetage klar, dass Sie für die Zertifizierung keine neuen Prozesse erfinden müssen. Die bestehenden Prozesse sind kurz und knapp zu beschreiben. Kleine Ergänzungen können ohne großen Aufwand ergänzt werden.

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Die Kollegen

Überzeugen Sie der Belegschaft davon, dass das QM-System nach DIN EN ISO 9001 in erheblichem Maße dazu beiträgt, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und damit die Arbeitsplätze zu sichern. Veröffentlichen Sie innerhalb des Betriebes die Anzahl von Kundenanfragen, in denen ein QM-Nachweis, z.B. eine Kopie der Zertifizierungsurkunde, eingefordert wird.

Vermeiden Sie jedoch den erhobenen Zeigefinger. QM-Beauftragte sind auch dazu da, der Mannschaft aufs Pferd zu helfen. Nutzen Sie interne Audits dazu, die Schwachstellen nicht nur aufzudecken, sondern deren Ursachen im Dialog mit den Kollegen zu ergründen und Maßnahmen zur Optimierung einzuleiten.

Das externe Audit

Erwarten Sie kein Zertifizierungsaudit ohne jede Beanstandung. So etwas gibt es praktisch nicht. Akzeptieren Sie, dass es Korrekturmaßnahmen geben wird. Nutzen Sie das externe Audit um neue Sichtweisen zu finden.

Achten Sie darauf, dass Ihr „QM-System“, also die erforderlichen Dokumenten (Aber nicht mehr als erfoderlich), vollständig und aktuell ist. Wichtig ist, dass Dokumente sauber gelenkt werden. Erfahrungsgemäß ist eine ausschließlich EDV-gestützte Dokumentenlenkung vorteilhaft, weil so vermieden wird dass ungültige Papier-Exemplare beim Audit im Betrieb auftauchen. EDV gestütze Dokumentenlenkung kann sehr einfach in der Praxis umgesetzt werden, z.B. PDF Dokumente erzeugen.

Dem externen Auditor wird es darauf ankommen, das dass QM-System für die Mitarbeiter tägliche Praxis ist. Diesen Eindruck sollten Sie vermitteln. Ein guter Weg um das zu erreichen ist es, die Mitarbeiter bei der Beschreibung und Optimierung der Prozesse einzubeziehen.

ISO 9001 Zertifizierung erfolgreich bestehen