Auditor Fragen

Was wird der ISO 9001 Auditor fragen?

Immer wieder werden wir gefragt: “Was will der ISO Auditor alles wissen?” In dieser Übersicht haben wir für Sie eine Sammlung von Fragen zusammengestellt, die beim ISO Audit häufig vorkommen. Diese Fragen sind unterteilt in solche, die der ISO Auditor auf jeden Fall stellt, und solche, die vom jeweiligen Auditor abhängen sowie von den Schwerpunkten, die er setzt.

Natürlich können Sie die Fragen auch bei den internen Audits stellen

Bitte beachten Sie: Zu jedem Thema kann sich der Auditor die dazugehörigen Dokumente als Beispiel bzw. Nachweis zeigen lassen. Welche Dokumente das sind, hängt vom Auditor ab. Es gibt jedoch auch Dokumente, die in jedem Fall angefragt werden; eine Auflistung hierüber finden Sie am Ende der Seite.
Jeder Auditor ist anders – und auch nur ein Mensch! Aus diesem Grund wird es immer Fragen geben, die nicht genau vorherzusagen sind. Falls Sie selbst Auditor sind, erkennen Sie sich hier vielleicht wieder.

Themen, die auf jeden Fall gefragt werden

Schulungen

  • Wie planen Sie Schulungen?
  • Woher weiß man, dass eine Schulung schlecht war und man keinen weiteren Mitarbeiter dorthin schickt?
  • Gibt es eine Übersicht über die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter?

Kundenzufriedenheit

  • Wie ermitteln Sie die Kundenzufriedenheit?
  • Erstellen Sie eine Auswertung darüber?
  • Mussten Maßnahmen eingeleitet werden?

Ziele

  • Wurden die Unternehmens-/Qualitätsziele festgelegt?
  • Haben Sie Maßnahmen festgelegt, wie Sie diese Ziele erreichen können?
  • Gibt es sonstige Unterlagen? Z. B. Budgetplan usw.?
  • Sind die Ziele den Mitarbeitern bekannt? (zumindest die Ziele, die sie betreffen)

Dokumente

  • Was passiert mit den veralteten Dokumenten?
  • Wo sind die Aufbewahrungsfristen festgelegt?
  • Wie werden Dokumente gelenkt?

Lieferanten

  • Welche Lieferanten gibt es?
  • Haben Sie eine Lieferantenbewertung erstellt?
  • Gab es in letzter Zeit Probleme mit einem Lieferanten?
  • Wenn JA: Was wurde zur Verbesserung unternommen

Allgemein Fragen

  • Kennen die Mitarbeiter das QM-Handbuch?
  • Gibt es in Ihrem Unternehmen regelmäßige Besprechungen? Oder: Wie erfahren Mitarbeiter für sie Interessantes/Wichtiges?
  • Sind Verantwortlichkeiten festgelegt?
  • Wurde ein internes Audit im gesamten Unternehmen durchgeführt?
  • Haben Sie eine Managementbewertung erstellt?

Gesetzliche, behördliche Anforderungen

  • Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für Ihr Unternehmen?
  • Welche behördlichen Anforderungen gelten für Ihr Unternehmen?
  • Stellt Ihr Kunde die Anforderung, dass Sie nach bestimmten Normen (z. B. Kundennormen o. ä) arbeiten?
  • Welche anderen Richtlinien gelten, z. B. REACH?
  • Wie stellen Sie sicher, dass Sie nach den aktuell gültigen Anforderungen (egal welcher Art) produzieren?

Dienstleistung/Produktion

  • Wie merken die MA, dass sie bei einem Auftrag auf etwas Besonderes achten müssen?
  • Was passiert mit internen Fehlern/ fehlerhaften Produkten?
  • Werden die Fehlerkosten erfasst?
  • Stellt Ihnen der Kunde Ware o.ä. zur Verfügung? (Kundeneigentum) Wenn ja: Wie stellen Sie den … Umgang damit sicher?
  • Gibt es eine Wareneingangs-/ausgangsprüfung und wie sieht sie aus?
  • Es gibt eine Übersichtsliste, in der alle zu überprüfenden Messmittel erfasst sind.
  • Wie werden die Maschinen/Autos gewartet?
  • Liegen Wartungsplan bzw. Wartungsverträge vor?
  • Welche Fähigkeiten/Kompetenzen hat der Mitarbeiter um diese Tätigkeit durchführen zu können?
  • Wie Kommunizieren Sie mit Ihren Kunden?
  • Wie wird das QM-System geplant?
  • Sind die Aufgaben des QMB definiert?
  • Führt der QMB interne Audits durch?
  • Wie werden neue Mitarbeiter eingearbeitet?

Themen abhängig vom Auditor

Arbeitssicherheit

  • Gibt es einen Betriebsarzt?
  • Gibt es in Ihrem Betrieb ausgebildete Ersthelfer?
  • Sind die aushangpflichtigen Gesetzte ausgehängt? Oder stehen sie den Mitarbeitern anderweitig zur Verfügung?
  • Wurden Sicherheitsunterweisungen durchgeführt und gibt es einen Beleg der unterschriebenen Sicherheitsunterweisung?
  • Haben Sie die BGV A3-Prüfung durchführen lassen?
  • Gibt es Staplerscheine?
  • Haben Ihre Stapler alle die UVV-Prüfung? Gibt es dazu Protokolle?
  • Wenn ein Mitarbeiter neu anfängt, darf er dann sofort arbeiten oder bekommt er erst eine Sicherheitsunterweisung?
  • Wie stellen Sie sicher, dass Arbeitskleidung, insbesondere Schutzkleidung, getragen wird?

Datensicherheit

  • Wo werden die Festplatten der Datensicherung aufbewahrt?
  • Wie viele Festplatten gibt es?
  • Welche Festplatten sind das?
  • Wie werden die Daten gesichert?
  • Wie oft werden Ihre Daten gesichert?
  • Gibt es einen externen EDV-Beauftragten und wenn Ja: Besteht eine Vertraulichkeitserklärung/Vertrag o. ä.?

Allgemein

  • Gibt es Staplerscheine?
  • Gibt es eine KVP – Liste/ Maßnahmenplan?
  • Gibt es eine (z. B. gedruckte) Firmendarstellung? Dann muss auch ein Hinweis der Erstellung genannt sein.
  • Gibt es eine Stellvertreterregelung?

Dokumente, die auf jeden Fall angesehen werden

  • QM-Handbuch
  • Managementbewertung
  • Bericht des internen Audits
  • Schulungsplan
  • Ziele
  • Kundenzufriedenheit

Beispiele für Auditfragen

  • Werden bei Maschinen Emulsionen gemessen (PH-Werte)?
  • Welche Gesetzlichen Vorgaben gibt es, bei Gefahrstoffen ?
  • Wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter geregelt?
  • Wie können die Q-Ziele auf die Qualitätspolitik zurückgeführt werden?
  • Sind die Ziele (sowet erforderlich) den Mitarbeitern hinreichend bekannt?
  • Wie erfolgt die Kommunikatoin im Unternehmen?
  • werden Mitarbeiter ausreichend über relevante Themen informiert?
  • Wie werden Verantwortungen bekanntgemacht? Wie Befugnisse?
  • Werden Maschinenlaufzeiten und Stillstände auf Grund von Reparaturen erfasst?
  • Welche Ersatzteile sollen vorliegen, welche Wartungsverträge sollen vorliegen?
  • Gibt es eine KVP-Le/Maßnahmenplan o.ä. in dem alle Verbesserungen zusammengefasst werden?
  • Gibt es spezielle Anforderungen von Kunden z. B. Bestellung nach DIN XYZ ?
  • Wie der Umgang mit Kundeneigentum geregelt?
  • Werden Wartungen an den Maschinen dokumentiert?
  • Wie und von wem wird die Wirksamkeit von Schulungen festgestellt?
  • Wie werden die Kundenanforderungen ermittelt und wie gelangen diese Infos an de Mitarbeiter?
  • Benötigen Sie einen Datenschutzbeauftragten?
  • Können Mitarbieter auf Normen zugreifen, die für sie wichtig sind?

Thema Entwicklung

  • Gibt es eine Kundenentwicklung oder eine interne Entwicklung?
  • Gibt es eine Lastenheft bzw. Pflichtenheft?
  • Gibt es Freigaben?
  • Wie finden die Freigaben statt?
  • Gibt es ein Handbuch für die Software?
  • Gibt es Schulungen für die Software?
  • Wird die Schulung dann separat als Dienstlestung verkauft?
  • Wie machen Sie die Softwareverwaltung?
  • Gibt es Vorgaben welche Stelle ich wann ändere (Release)?
  • Wer definiert wie die Versionsnummern aussehen?
  • Gibt es Entwicklertest?
  • Gibt es interne Freigaben?
  • Werden diese dem Kunden übermittelt?
  • Kann man die Tests nachverfolgen?

Thema Marketing

  • Wie kommen Sie an Kunden bzw. die Kunden an Sie?
  • Welche Hilfsmittel werden verwendet?
  • Gibt es den Newsletter auch intern?
  • Gibt es Vorgaben bzw. Vertriebsziele?
  • Wie sehen die Vertriebspartner aus?

Thema Vertrieb

  • Gibt es eine Entwicklungslenkung im Angebot z.B. separat ausgewiesen? (Bei Firma mit Entwicklung)
  • Liefert der Kunde Anforderungen mit?
  • Kann man den Kunden von Sonderprojekt zum Standartprojekt bringen?
  • Gibt es Wartungsverträge?
  • Werden Termine von der Vertriebsabteilung überwacht?
  • Wer kommuniziert mit den Kunden?
  • Wie kam das Angebot zustande; gibt es eine Kalkulation?
  • Wenn ich eine Längere Gewährleung vergebe, schreibt man dem Kunden dann den Umgang vor?
  • Gibt es Wertgrenzen bei denen das Angebot einer Freigabe bedarf?
  • Liegt eine solche Freigabe in schriftlicher Form vor?
  • Gibt es eine Bonitätsprüfung?

Thema: Kundenzufriedenheit

  • Gibt es eine Ermittlung der Kundenzufriedenheit?
  • Wer wird bei den Kunden befragt (Einkauf, GF, Fertigung)?

Interne Audits hier finden Sie weitere Fragen

    • Warum haben sie sich entschieden die Zertifizierung durchführen zu lassen.
    • was ist ihr Hauptkunde und wie hoch ist der Anteil (%) am Umsatz?
    • wie schätzen sie Ihre Geschäftsentwicklung in den letzten Jahren ein?
    • Welche fachbezogenen Normen und Gesetze müssen Sie beachten?
  • Woher wissen ihre Mitarbeiter, dass das Handbuch das aktuelle ist. Wie geben Sie das frei? Sie als GF sollten ja das aktuelle Handbuch freigeben.
  • woher kennen die Mitarbeiter die Unternehmenspolitik? Intranet oder Aushang? Wird sie irgendwo bekanntgemacht?
  • gibt es eine Zentrale Liste, wo die Maßnahmen, die aus verschiedenen aufgeführt sind und nachverfolgt werden?
  • wie können Sie messen, ob das Projekt noch im Plan läuft? -> Projektplan?
  • Abschluss: sehr strukturierte Vorgehensweise. Aber hat nichts mit dem QM-System zu tun. Das haben sie auch vorher schon gehabt.
  • was stellen Sie sich vor, wie der KVP in ihrer Firma vor sich gehen könnte.
  • was, wenn später mal ein Gerät zurückkommt. Wer prüft, ob die Geräte noch in der Gewährleistung sind?
  • Spielen bei der Angebotserstellung Gefahrstoffe o. ä. eine Rolle? Müssen sie das bedenken?
  • Wie prüfen Sie die Machbarkeit von Kundenanfragen?
  • Kann man die Machbarkeitsprüfung sehen? (Dokumentiert)
  • Ist das Kalkulationsmodel ein Dokument, das im QM-System installiert ist?
  • Woher wüssten Sie, wenn Ihre Datenscherung nicht erfolgreich wäre?
  • Sind die Versandvorgaben vom Kunden irgendwo hinterlegt, so dass jeder Betroffene die sehen kann?
  • Wie kommen Sie an Schulungen? (Frage an MA)
  • Woher wissen sie, wie schwer die Ware sein soll. Und woher wissen Sie, was nicht mehr in Ordnung ist? (Toleranzen)
  • Gibt es Kundeneigentum? Z.B m Lager (Komm-Lager)
  • Wie wird mit ungültigen QM-Dokumenten umgegangen?
  • Wie läuft die interne Kommunikation? Gibt es darüber Protokolle oder eine Dokumentation
  • Schwarzes Brett?
  • Unternehmenspolitik den Mitarbeitern bekannt?
  • Wie oft werden die Ziele bewertet?
  • Wie werden die Ressourcen systematisch ermittelt. Z.B. wenn der MA einen neuen Stapler braucht, wie erfährt der Chef das?
  • Werden Lieferverschiebungen der Lieferanten erfasst?
  • Gehen die Lieferverschiebungen der Lieferanten n die Lieferantenbewertung mit ein?
  • Wer nimmt alles an den regelmäßigen Besprechungen teil?
  • Was ist, wenn jemand mal nicht da ist. Woher weiß er was besprochen wird?
  • Welche Vertriebsaktionen gibt es?
  • Gibt es eine Qualifikationsmatrix?
  • Gibt es Zielvereinbarungen? Z. B. Mitarbeitergespräche. Ziel: wo will der MA hin? Wie sieht der GF den MA und wie sieht er sich selbst?
  • Deckt die Kundenzufriedenheit alle Ihre Geschäftsfelder ab?
  • Wieviel Umsatz machen de Kunden, die Befragt wurden? Weil wenn das nur 2% sind, macht das wenig Sinn.
  • Wenn die Kundenzufriedenheit bewertet wird. Z.B. Informationen der Firma über Newsletter erhält die Bewertung 2,3.
  • Was bedeutet es dann? Will der Kunde mehr Info oder weniger?
  • Wie reagieren Sie, wenn sie von einem Kunden eine schlechtere-Bewertung erhalten?
  • Prüfmittel: wo ist beschrieben, was wie geprüft wird?
  • Wie wird dokumentiert wie die Prüfung durch Messmittel ausfällt? Und vor allem was gemessen wird?
  • Wie erfolgt die Reklamationsbearbeitung?
  • Gibt es dazu Kennzahlen?
  • Gibt es Vorgaben von Ihren Kunden, welche Lieferanten sie nehmen sollen?
  • Werden Sonderfreigaben des Kunden irgendwo dokumentiert?