QM-Handbuch


Effektives Qualitätsmanagement mit dem QM-Handbuch

Die Grundlagen eines effektiven Qualitätsmanagements (QM) finden sich in einem QM-Handbuch (QMH). Dieses beinhaltet die systematische Dokumentation der genauen Vorgehensweise und wird für die Durchführung der folgenden fünf Faktoren benötigt:

Zielerfassung mithilfe des QM-Handbuchs

Das QM-Handbuch beinhaltet die Definition der Qualitätspolitik und der entsprechenden Ziele eines Unternehmens. Der Zweck eines Qualitätsmanagements liegt hierbei in der Führung des Betriebes durch die entsprechenden Qualitätsziele.

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Auskunft über Verantwortlichkeiten

Eine weitere Funktion des Handbuchs ist die Aufklärung darüber, wie sich die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen in einem Unternehmen aufteilen, welche Wechselwirkungen zwischen den internen Prozessen existieren und wie die Prozessabläufe genau geregelt sind. Hierzu gehört auch eine Antwort darauf, wie der Aufbau eines funktionierenden Kontrollsystems für die qualitätsrelevanten Prozesse gestaltet werden kann.

Präsentation nach außen

Es ist von enormer Bedeutung, dass sich ein QM-System auch nach außen darstellen lässt, unabhängig davon, ob es nun für eine Zertifizierung nötig ist oder nur in der Absatzförderung verwendet wird. So ist man laut dem Produkthaftungsgesetz zum Beispiel verpflichtet, die Einhaltung der anerkannten technischen Regeln sowie aller Vorschriften und Normen nachweisen zu können. Und genau dies ist mit der Darlegungsfunktion eines QM-Handbuchs möglich.

Bedeutung des QM-Handbuchs für eine kontinuierliche Verbesserung

Die Grundlage für eine Optimierung aller qualitätsrelevanten Prozesse bildet die Analyse und Beschreibung derselben. Gleichzeitig kann durch den Vergleich der Ist- und Soll-Zustände die Effektivität der Maßnahmen nachgewiesen werden. Dadurch können diese fortgesetzt oder verworfen werden.

Das QM-Handbuch als Motivationsschub

Die Realisierung eines QM-Systems hängt sehr stark von allen Arbeitnehmern ab und lässt sich dementsprechend nur durch ihre aktive Mitarbeit erreichen. Deshalb muss ein QM-Handbuch den Anteil, den jeder Mitarbeiter dazu beitragen kann, auch ganz klar aufzeigen. Außerdem motiviert dies für ein qualitätsbewusstes Denken und Handeln im gesamten Unternehmen.

Interner und externer Zweck des QM-Handbuches

Natürlich ist ein QM-Handbuch der zentrale Kern der QM-Dokumentation. Dennoch sollten Sie beim Aufbau dieses Systems daran denken, dass es auch externen Personen (z.B. Kunden, Banken oder Versicherungen) zur Verfügung gestellt wird. Daher ist es von Vorteil, wenn das Handbuch nur einen geringen, überschaubaren Umfang hat und somit leichter zu verstehen ist. Weitergehende Details sollten den entsprechenden Dokumenten (hierzu gehören Qualitätsmanagement-Verfahrensanweisungen, kurz QMVA, Arbeits-, Sicherheits- und Prüfanweisungen sowie Qualitätsaufzeichnungen) beigefügt werden, welche nur für den internen Gebrauch vorgesehen sind.

Die folgenden Punkte sollten auf jeden Fall in einem QM-Handbuch (QMH) auftauchen:

1. Deckblatt

Die Qualitätsorientierung Ihres Unternehmens lässt sich schon auf dem Deckblatt ganz einfach aufzeigen. Hier bzw. auf der ersten Seite sollten das Firmenlogo, das Datum der letzten Bearbeitung und die Anschrift der Firma abgebildet werden.

2. Inhaltsverzeichnis

Auf dieses sollten Sie von Vornherein verzichten, dadurch halten Sie das Handbuch kurz.

3. Verbindlichkeitserklärung

Dies bedeutet, dass die oberste Führungsebene des Unternehmens eine schriftliche Erklärung darüber abgibt, dass sie alle Maßnahmen, die imQM-Handbuch aufgeführt werden, als verbindlich für den Betrieb akzeptiert und vorschreibt.

4. Vorstellung des Unternehmens

Des Weiteren sollte eine Präsentation des Unternehmens erfolgen und die Historie, Angaben über den Firmenzweck, die Mitarbeiter, wichtige Entwicklungen, die Marktstellung und gegebenenfalls auch die Firmenphilosophie beinhalten.

5. Beschreibung der Prozesse

Dieser Abschnitt bildet den Hauptteil des QM-Handbuches und dient dazu, alle wichtigen Prozesse zu beschreiben. Dazu gehören die Führungs- und Leitungsprozesse, die Prozesse der Leistungserbringung (Kernprozesse), die unterstützenden Prozesse, Überwachungsprozesse sowie Prüf- und Optimierungsprozesse.

Die Entwicklung eines QM-Handbuches – leichter als gedacht!

Wie man sehen kann, lassen sich die meisten Arbeiten an einem QM-Handbuch durch verschiedene Kniffe standardisieren. Hilfreich ist es auch, sich für die Beschreibung der Prozesse Formulare zu erstellen, die die entsprechenden Masken und Hinweise als Kommentare (z.B. in Excel) tragen.

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