Fragen zum QM

Unser Leistungsspektrum

Das Leistungsspektrum unseres Unternehmens beinhaltet sämtliche Aufgaben, die erforderlich sind, damit ein Betrieb ein QM-System einführen und sich nach der DIN EN ISO 9001 zertifizieren lassen kann. Im Einzelnen umfassen diese Aufgaben:

  • Unterstützung und Begleitung bei allen Phasen und in allen Fragen, die die Vorbereitung, Durchführung und Weiterentwicklung der QMS-Einführung betreffen
  • Hilfe bei der Erstellung der notwendigen Dokumentationen und des QM-Handbuchs
  • Auf Wunsch Ausübung der Funktion des QM-Beraters (diese Funktion kann ein Mitarbeiter des Betriebes nach entsprechender Schulung durchführen, oder aber es wird ein externer Berater hinzugezogen)
  • Gezielte Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit durch interne Audits
  • Beratung bei der Auswahl der Zertifizierungsgesellschaft, die durch die DAkkS akkreditiert sein muss (Deutsche Akkreditierungsstelle)
  • Nach der Zertifizierung auf Wunsch weitere Begleitung, insbesondere bei den Re-Zertifizierungen nach einigen Jahren

Für alle diese Leistungen gilt: Die Unternehmen wählen den Grad und die Intensität unserer Arbeit aus. Wir übernehmen auf Wunsch alles in einem Rundum-Paket oder aber Teilbereiche. Bei kleinen Betrieben mit übersichtlichen Prozessen genügt häufig eine Teilberatung, zum Beispiel mittels einiger Gespräche, per Mail oder Telefon oder durch die Sichtung und Korrektur der QM-Dokumentation. Je besser sich ein Unternehmen auf die QM-Einführung vorbereitet und je höher die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist, desto geringer fällt in der Regel unser Leistungsumfang aus.

Praktischer Nutzen eines QM-Systms

Ein funktionierendes QM-System spielt in einem Betrieb eine wichtige Rolle. Der praktische Nutzen liegt in folgenden Punkten:

  • Alle relevanten Prozesse werden präzise betrachtet, bewertet und jederzeit auf mögliche Verbesserungen geprüft
  • Schnittstellen werden klar aufgezeigt, Prozesse besser vernetzt und doppelt ausgeführte Abläufe vermieden – die Effizienz steigt spürbar
  • Die Mitarbeiter haben klare Strukturen vor Augen sowie ein erhöhtes Bewusstsein für Qualität und Kundenzufriedenheit
  • Dadurch, dass sie an den Prozessen aktiv beteiligt werden, steigen Motivation und Identifizierung mit ihrem Unternehmen
  • Für die Kunden, die immer häufiger eine Zertifizierung fordern, werden die Prozesse viel transparenter – sie wissen, woran sie bei dem Betrieb sind. Ihre Reaktionen und Rückmeldungen werden nach einem festgelegten Schema in die weitere Arbeit integriert
  • Eventuelle Probleme und Problemfelder lassen sich viel leichter zurückverfolgen, genau analysieren und beheben

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Ablauf einer Zertifizierung

Eine Zertifizierung läuft meist nach einem geplanten Schema ab. Der Auditor, der von der Zertifizierungsgesellschaft kommt, geht durch den ganzen Betrieb und stellt verschiedenen Beteiligten branchen- und qualitätsrelevante Fragen. Diese Fragen können die praktischen Abläufe betreffen, nach Problemen und deren Behebung forschen oder auch Muster und Probeabläufe umfassen. Typische Fragen sind beispielsweise:

  • Wie dokumentieren Sie die Kalibrierung Ihrer Messgeräte?
  • Welchen Weg nimmt ein fehlerhaftes Produkt, nachdem es gefunden wurde, und wie wird auf das Problem reagiert?
  • In welcher Form bewerten Sie Ihre Lieferanten?
  • In welcher Form erfragen Sie die Reaktionen Ihrer Kunden und wie fließen diese in die weitere Arbeit ein?
  • Wie sichern Sie Ihre Daten?

Als praktische Beispiele lässt sich der Auditor häufig die entsprechenden Dokumente und das dazugehörige Ablagesystem zeigen.

Neben dem geplanten Fragekatalog besteht für den Auditor jederzeit die Möglichkeit, von diesem Katalog abzuweichen und individuell auf eine Situation zu reagieren. Ist dies der Fall, wandelt er seine Fragen ab bzw. entwickelt sie der Situation gemäß und hält sie – und die Antworten – schriftlich fest.
Nach Beendigung des Audits verfasst der Auditor seinen Auditbericht, in dem er seine Resultate und Erkenntnisse genau beschreibt und sie mit der ISO vergleicht. Treten Abweichungen von der Norm auf, gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Die festgestellten Abweichungen sind nur leicht und haben keinen negativen Einfluss auf die Gesamtergebnisse und auf die Qualität. Sie sind innerhalb einer gesetzten Frist zu beheben und anschließend kann die Zertifizierung erfolgen.
  • Die Abweichungen sind so schwerwiegend, dass eine Zertifizierung nicht erfolgen kann – erst dann, wenn das Unternehmen wesentliche Prozesse ändert und umstellt. Dann erfolgt ein neues Audit.

Wenn feststeht, dass der Betrieb zertifiziert werden kann, empfiehlt der Auditor seiner Gesellschaft die Zertifizierung. Diese erfolgt nicht durch den Auditor selbst, um die Unabhängigkeit beider Seiten zu wahren.

Unsere QM-Dienstleistungen sind nicht auf bestimmte Branchen spezialisiert.

Wir haben bereits zahlreiche Betriebe aus den unterschiedlichsten Ressorts unterstützt – von produzierenden Unternehmen über Heilpraktiker- und Fahrschulen bis hin zu Arbeitsschutzfirmen.
Den Weg zu unseren Kunden finden wir durch mehrere Kanäle. Neben unserer Webseite und verschiedenen Strategien der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sprechen wir gezielt potentielle Kunden an. Nicht zu vernachlässigen ist die Empfehlung durch bereits zertifizierte Betriebe sowie die Nennung unserer Leistungen bei erfolgter Zertifizierung. Zusätzlich bieten wir regelmäßig Workshops und Informationsveranstaltungen an.

Was die Schwierigkeiten unserer Arbeit betrifft,

so spielt die Akzeptanz des Themas QM bei den Beteiligten eine große Rolle. Sowohl das Thema als auch schon der Begriff sind nicht selten negativ besetzt – viele Menschen denken, dass die Einführung eines QM-Systems mit einem hohen Arbeitsaufwand, zusätzlichen Schreibarbeiten und viel Theorie verbunden ist. Die Vorteile eines funktionierenden QM-Systems sind nicht bekannt und werden nicht ohne weiteres gesehen. Dementsprechend hoch sind zunächst die Widerstände bei zahlreichen Mitarbeitern.
Um diesen Umständen gerecht zu werden, ist es also notwendig, eine genaue und gewissenhafte Informationspolitik zu betreiben und alle betreffenden Personen von Anfang an ins Boot zu holen. Ihren Fragen und Anregungen muss Raum gegeben werden. Ebenso ist es zu vermeiden, dass die Ideen und Vorschläge zwar eingeholt, dann jedoch trotzdem nicht beachtet werden. Die Beteiligung der Mitarbeiter ist eine wesentliche Komponente des QM und muss unbedingt praktisch umgesetzt werden. Wird dies auf höherer Ebene versäumt, sind die Widerstände entsprechend hoch und die Motivation ist gering. Für uns als QM-Berater bedeutet dies ein erhebliches Maß an Überzeugungsarbeit – zunächst bei der Geschäftsführung und anschließend bei den Mitarbeitern.
Ein anderes Problem ist es, wenn die Prozesse in einem Betrieb sehr unorganisiert ablaufen und zudem die Haltung vorherrscht: Das war schon immer so und es hat immer gereicht. Auch hier erfordert die Einführung des QM-Systems ein hohes Maß an menschlicher Kompetenz, bis die Vorteile deutlich werden.
Ganz wichtig bei der praktischen Umsetzung ist außerdem: Die Suche nach Probleme und Fehlern darf niemals so ablaufen, dass sich Mitarbeiter persönlich angegriffen und angeklagt fühlen. Jede Form der Problembewältigung muss unbedingt sachbezogen verlaufen und unabhängig von den betreffenden Menschen. Wird dies von Vorgesetzten nicht eingehalten, wird auch unserer Arbeit sehr erschwert.
Es wird also deutlich: Je besser sich ein Unternehmen auf dieses Thema vorbereitet desto besser ist es für alle Beteiligten.


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