DIN 9001 Zertifizierung über 20 Jahre

Die richtige Umsetzung der DIN 9001 bis zur Zertifizierung

Im Laufe der Jahre haben verschiedene DIN 9001 QM Experten, ISO900Berater erkannt, dass es Gemeinsamkeiten in ihrer ISO Zertifizierung 9001 – Erfolgsgeschichte gibt. Dieser Artikel überprüft und analysiert diese Erfolge und bietet praktische Anregungen für diejenigen, die ihre ISO 9001 Zertifizierung richtig angehen wollen.

DIN 9001, wichtigste Prinzipien:

  • Halte es einfach, konzentriere Dich auf das Wesentliche!
  • Fokus auf die betriebsinternen Prozesse.
  • Niemals etwas nur für den Auditor tun!

Dieser Artikel ist für diejenigen, die erst am Anfang ihrer Reise zur Zertifizierung nach DIN 9001 stehen, aber auch für jene, die bereits über Qualitätssysteme verfügen die jedoch unbefriedigende Ergebnissen zeigen.

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Den größten Fehler, bei der Umsetzung der DIN 9001, ist die Dinge zu verkomplizieren.

Es ist fast 20 Jahre her, als ich zum ersten Mal ein QM – System nach DIN 9001 eingeführt habe. Ich kann mich lebhaft erinnern, als mein Chef mich in sein Büro rief und sagte: “Ich möchte, dass Sie sich um unsere DIN 9001 Zertifizierung kümmern.”
Als neuer Leiter der Zertifizierungsabteilung hatte ich viele Schulungen besucht.Nachdem ich zwei Wochen später von der Schulung zum Qualitätsbeauftragten zurück kam war ich überwältigt. Ich war verwirrt von all der neuen Terminologie (Warum können sie dieses Zeug nicht für Normalsterbliche schreiben?) und den Normenforderungen der DIN 9001. In einem zweiten Seminar wurden uns Musterdokumente (Verfahrensanweisungen, Formulare, Arbeitsanweisungen) zur Umsetzung der DIN 9001 vorgestellt.

Eine Woche später traf ich mich mit meinem Chef zur Nachbesprechung:

“Wir können das sicherlich, ” sagte ich (das “Wie”, war mir nur noch nicht klar) aber ich werde zwei oder drei neue Mitarbeiter brauchen, um alles umzusetzen.” Mein Chef überflog meinen Projektplan und sagte einfach: “Ich glaube, ich sagte, ich wollte, dass sie die DIN 9001Zertifizierung erreichen. Sie müssen mit den Mitarbeitern auskommen, die sie haben.” Da wusste ich, dass ich bei der Umsetzung der Forderungen kreativ sein und alles so einfach wie möglich halten musste.
Seit dem hat sich vieles in der Welt der DIN EN ISO 9001 Zertifizierung getan (In diesen Tagen ist eine DIN 9001 Zertifizierung Gang und Gäbe) und viele von uns glauben, endlich herausgefunden, zu haben, was all die technischen Fachbegriffe wirklich bedeuten. Es war auch wirklich hilfreich, die ISO 9001 in realen Unternehmen in Aktion zu sehen. Ich hatte als Berater in den letzen 20 Jahren die Möglichkeit in großen und kleinen Unternehmen, in vielen Branchen wie Industrie, Dienstleistung, Technologie, Bildung und anderen, die Umsetzung der DIN EN ISO 9001 bis zur Zertifizierung in der Praxis zu beobachten. Ich habe viele unterschiedliche Umsetzungen der ISO Norm gesehen, positive, wie negative.
In den schlimmsten Fällen, wird die DIN 9001 Zertifizierung wie ein lästiges Anhängsel betrachtet, das unbeholfen über die Firma gestülpt wird. In diesen Unternehmen herrscht das Motto: Einmal im Jahr kommt der DIN 9000 Auditor und dem zeigen wir dann unsere schöne heile Welt.
Wenn dann die jährliche Prüfung naht, werden Arbeitsplätze aufgeräumt und hektisch Formulare vorbereitet. Im Extremfall werden einige Mitarbeiter in den Urlaub geschickt damit sie im DIN 9001 Audit nicht befragt werden können.
Das DIN 9001 Audit wird irgendwie hinter sich gebracht und eine etwas längere Liste mit Korrekturmaßnahmen abgearbeitet. Dann wird der DIN 9001 -Ordner schnell wieder zurück in den Schrank geschoben, damit er der realen Wirtschaft nicht im Wege steht.
Jeder weiß, dass das DIN 9001- QM System eine Scheinwelt darstellt und wünscht sich, die Zertifizierung könnte endlich aufhören. Aber scheinbar sind die Kunden mit dem Nachweis der DIN 9000Zertifizierung glücklich.
Etwas besser sind jene Unternehmen, die versuchen im Laufe des Jahres alles nach den Vorgaben zu erledigen. Es sei denn es brennt im Unternehmen und man muss schnell auf Kunden reagieren.
Leider ist diese Situation gängige Routine und schlimmer noch, akzeptierte Begründung um “am System vorbei zu arbeiten”. In vielen Fällen werden die Arbeitsanweisungen im Tagesgeschäft ausgehebelt. Diese Unternehmen betrachten die DIN 9001 Zertifizierung als notwendiges Übel, das man eben ertragen muss.
Doch glücklicher Weise gibt es eine große Anzahl von DIN 9001 – zertifizierten Unternehmen, die es besser machen, die ihr QM – System integriert und in ihr tägliches Geschäft eingebunden haben. In diesen Unternehmen hat das Management gelernt, wie es die Forderungen der DIN 9001 zu ihrem Vorteil nutzen kann um die wirklichen Schwachstellen konsequent zu verbessern. Diese Organisationen ziehen ihre Vorteile aus der DIN 9001 Zertifizierung und erhöhen dadurch die Kundenzufriedenheit.
Hier folgen nun einige praktische Anregungen für diejenigen, die entweder ihr ISO- Projekt von vornherein richtig angehen oder ihr QMS auf den richtigen Weg bringen wollen.

QM Zertifizierung Einfachheit:

Jeder Zertifizierungs Auditor mit dem ich gearbeitet habe, hat gesagt, dass der größte Fehler bei der Umsetzung der DIN 9001, die Abläufe und Prozesse zu kompliziert zu machen sei.
Das ist einerseits teuer und behindert die tägliche Arbeit. Wenn die Arbeitsabläufe zu kompliziert und verwirrend sind, werden sie in der Regel umgangen um wertvolle Zeit zu sparen.

Warum behindern uns unsere ISO 9001 – Systeme?

  • Es gibt Missverständnisse bei den Anforderungen der DIN 9001
  • Die Prozesse werden von “großen Unternehmen” einfach auf kleinere übertragen.
  • unnützer Ballast aus früheren Versionen der DIN EN ISO 9001 wird übernommen.

Eine häufige Ursache für übermäßig komplizierte Prozesse im Qualitätsmanagementsystems ist das Herrschen von Missverständnissen über die tatsächlich notwendigen Anforderungen. Die Unsicherheit, die mit den DIN 9001 – Anforderungen einher geht, führt zu einer “lieber zuviel Papier, aber sicher” – Mentalität.
Eine weitere Ursache für die Verkomplizierung ist, wenn die Anforderungen an eine großen Firma, die zuvor erfolgreich ISO 9001 zertifiziert wurde, auf die aktuell kleinere Firma übertragen werden. Es wird einfach angenommen, was in einem anderen Unternehmen funktioniert, muss das richtige sein um den Zertifizierungs Auditor zufrieden zu stellen. Das kann in der Realität natürlich nicht funktionieren. Das Qualitätsmanagementsystem muss immer individuell auf die Betriebsverhältnisse eingestellt werden.
Oftmals wird nicht verstanden, dass die DIN 9001 nur einen allgemeinen Rahmen von Qualitätsstandards darstellt und nicht eine Liste die in jedem Unternehmen gleich funktioniert. Die allgemeine, recht vage Sprache in der DIN 9001 Norm hat ihre Berechtigung darin, möglichst ein hohes Maß an Flexibilität zur Formulierung der spezifischen Geschäftsanforderungen in dem jeweiligen Unternehmen zu gewährleisten. Es gibt keine Einheitssprache, wenn es um das Einrichten eines wirksamen Qualitätsmanagement Systems geht.

Der nächste Grund, warum die DIN 9001 oft zu kompliziert ist, ist in jenen Unternehmen zu finden, in denen die DIN 9001 seit Jahren angewendet wird und mittlerweile veraltet ist.Im Jahr 2000 wurde der DIN EN ISO 9001 – Standard überarbeitet, um an ein breiteres Spektrum an Unternehmen angepasst werden zu können. Geschäftsleute wie ich, die mit der alten ISO 9001 Norm (1994 und noch frühere Versionen) gearbeitet haben, erinnern uns an die Unzahl der dokumentierten Verfahren, die erforderlich waren um die Norm einzuhalten. Doch in der neuen “DIN 9001 für das 21. Jahrhundert”, wurden die Anforderungen erweitert auf Dienstleistungsunternehmen, Schulen, Technologieunternehmen, Beratungsfirmen und sogar Ein – Mann Betriebe.
Im Zuge dessen wurde die DIN 9001 O stark vereinfacht um die Ausarbeitung der Zertifizierung flexibler handhaben zu können.

Wie können wir unsere DIN 9001 – Systeme vereinfachen?

Minimieren Sie die Anzahl der Dokumente.

Es ist immer noch erstaunlich, dass viele Unternehmen über 100 Dokumente zum Nachweis des QM-Systems erzeugen. Für die iso 9001 Zertifizierung bestimmen die Unternehmer die Prozesse, die im Betrieb benötigt werden. Der Zertifizierungs Auditor erwartet lediglich die effektive Steuerung des QM Systems und die Dokumentation nur jener Verfahren, die tatsächlich im Betrieb anfallen und notwendig sind.
Für ein kleineres Unternehmen könnte das bedeuten, nicht mehr als ein oder zwei weitere Verfahren zu benötigen.
Verfassen Sie keine überflüssigen Arbeitsanweisungen! Nicht notwendige Arbeitsanweisungen behindern unnötig den täglichen Arbeitsprozess. Denken Sie daran, dass nicht alle Prozesse in Ihrer Produktion eine Arbeitsanweisung brauchen. Lassen Sie sich Zeit mit dem Erstellen von Anweisungen. Erst wenn Sie eine objektive Datenanalyse vorliegen haben, werden tatsächlich notwendige Prozesskontrollen offensichtlich und eben so die eventuelle Notwendigkeit neuer Anweisungen.

Beginnen Sie mit den Grundlagen!

Wenn Sie am Anfang Ihrer QM Zertifizierung stehen, konzentrieren Sie sich auf die grundlegenden Anforderungen der DIN 9001. Für Ihr Zertifizierungsaudit müssen Sie lediglich die elementaren Forderungen der Norm nachweisen können. (Sofern Sie keinen Ausschluss – gilt nur für Abschnitt 7 – getroffen haben.)

Stützen Sie sich auf Ihre eigenen betrieblichen Prozesse

Wenn Sie vor Ihrer ersten ISO Zertifizierung stehen, gehen Sie von ihren derzeitigen Geschäftsprozessen – und Praktiken aus. Sie müssen nicht von Vorne anfangen!

Automatisieren Sie soweit wie möglich

Als mein Chef mir damals zu verstehen gab, dass wir unsere ISO Zertifizierung mit den vorhandenen Ressourcen zu realisieren hatten, war mir schnell klar, dass wir versuchen mussten so viele der administrativen Prozesse wie möglich zu automatisieren. Heutige Computersysteme können die Verfolgung von Dokumenten wesentlich vereinfachen. Ihre IT – Abteilung sollte von vornherein am Prozess beteiligt werden um Lösungen zu finden die Ihr Unternehmen leisten und umsetzten kann.
Schwerpunkte der Norm, die leicht durch Automatisierung vereinfacht werden können:

  • Dokumentenverteilung, z.B. über Intranet
  • Aufzeichnungen, z.B. Datenspeicherung

Viel Erfolg bei der Umsetzung der DIN 9001 bis zur Zertifzierung!

http://www.QM-Guru.de


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